چگونه جلوی اتلاف وقت را بگیریم

۱ / ۱۵

اهداف خود را مشخص کنید

ما در مورد اهداف «کلی» برای کار و زندگی شخصی شما صحبت می‌کنیم. برای مثال، ممکن است بخواهید تعادل بهتری بین کار و زندگی پیدا کنید، بیشتر ورزش کنید و بیشتر در فعالیت‌های فوق برنامه فرزندانتان مشارکت داشته باشید. وقتی آنها را شناختید، می‌توانید آنها را به وظایف کوچک‌تر تقسیم کنید و روی چگونگی گنجاندن آنها در زندگی خود تمرکز کنید.

۲ / ۱۵

پیگیری کنید

می‌تواند مفید باشد که یک هفته یا بیشتر وقت بگذارید و یادداشت کنید که واقعاً چقدر طول می‌کشد تا کارهایی را که همیشه انجام می‌دهید انجام دهید – شستن لباس‌ها، درست کردن صبحانه ، مرتب کردن تختتان. اکثر مردم مدت زمان لازم برای انجام کاری ساده مانند دوش گرفتن را بیش از حد تخمین می‌زنند و زمان لازم برای کارهای بزرگتر مانند نوشتن یک مقاله پایان ترم را دست کم می‌گیرند. اگر دقیقاً بدانید که چگونه وقت خود را می‌گذرانید، ممکن است بتوانید آن را بهتر مدیریت کنید.

۳ / ۱۵

اولویت‌بندی کنید

کارها را در ۴ گروه قرار دهید:

• فوری و مهم
• فوری نیست اما مهم است
• فوری اما غیر مهم
• نه فوری و نه مهم

هدف این است که تا حد امکان کارهای کمتری را در دسته «فوری و مهم» قرار دهیم. این موارد وقتی روی هم انباشته می‌شوند، باعث استرس می‌شوند. اگر زمان خود را به خوبی مدیریت کنید، احتمالاً بیشتر وقت خود را صرف «غیرفوری، اما مهم» خواهید کرد – اینجاست که می‌توانید مفیدترین کارها را انجام دهید و بعداً احساس خستگی نکنید.

۴ / ۱۵

روز خود را برنامه‌ریزی کنید

وقتی فهمیدید هر کاری چقدر طول می‌کشد و چه چیزی از همه مهم‌تر است، شروع به برنامه‌ریزی کنید. انعطاف‌پذیر باشید. آیا اواخر بعد از ظهر کارهای بیشتری انجام می‌دهید یا صبح زود؟ آیا دوست دارید عصرها استراحت کنید؟ اگر زمان کافی برای انجام همه کارها به صورت یکجا داشته باشید، احتمال بیشتری دارد که کارهای حیاط را انجام دهید یا آن را در طول یک هفته تقسیم کنید؟ به این فکر کنید که چه چیزی برای شما بهتر است و از تغییر دادن کارها نترسید.

۵ / ۱۵

اول کارهای سخت را انجام دهید

مارک تواین گفته است: «اگر وظیفه شما خوردن یک قورباغه است، بهتر است این کار را اول صبح انجام دهید. و اگر وظیفه شما خوردن دو قورباغه است، بهتر است اول بزرگترین آنها را بخورید.» به عبارت دیگر، اگر کار سختی برای انجام دادن دارید، آن را از سر راه بردارید تا بقیه روز نگران آن نباشید. حداقل نویسنده یک کتاب برجسته مدیریت زمان این را اینطور فهمیده است. آنها عنوان آن را «قورباغه را بخور!» گذاشته‌اند.

۶ / ۱۵

آن را بنویسید

فهرست «کارها» امتحان خود را پس داده و درست است. اما می‌توانید از ابزارهای دیگر هم استفاده کنید — نکته اصلی این است که آن را جایی یادداشت کنید. از هر چیزی که برای پیگیری کارهایی که باید انجام دهید استفاده می‌کنید، بهتر است فقط یکی داشته باشید و آن را هر جا که می‌روید همراه خود داشته باشید — مثلاً روی تلفن همراهتان. احتمالاً نوعی برنامه ثبت فهرست یا تقویم از قبل روی تلفن شما نصب است.

۷ / ۱۵

آیا ارزش وقت گذاشتن را دارد؟

اهداف کلی خود را به خاطر بسپارید و از خود بپرسید که آیا کاری که انجام می‌دهید احتمالاً به شما در رسیدن به آنها کمک می‌کند یا خیر. برای مثال، آن ساعت اضافی که در محل کار صرف کاری می‌کنید که هیچ‌کس از شما نخواسته است، می‌توانست بهتر در باشگاه یا پیانو یا بازی بیسبال فرزندتان صرف شود.

۸ / ۱۵

تقلب نکن

اگر یک جلسه کاری را ساعت ۹ صبح برنامه‌ریزی کرده‌اید، به آن پایبند باشید — ساعت ۹:۱۷ صبح مناسب نیست، حتی اگر تنها کار کنید. از دست دادن یک ساعت شروع، احتمال از دست دادن ساعت‌های دیگر را افزایش می‌دهد. اگر می‌خواهید کمی انعطاف‌پذیر باشید، به خودتان حق انتخاب بدهید — مثلاً ایمیل‌ها را پاسخ دهید یا مدارک را بایگانی کنید — اما طوری به برنامه پایبند باشید که انگار از قبل تعیین شده است. اگر آن را امتحان کردید و متوجه شدید که برای شما مناسب نیست، همیشه می‌توانید آن را تغییر دهید.

۹ / ۱۵

فقط شروعش کن!

اگر احساس می‌کنید که میل شدیدی برای به تعویق انداختن کارها دارید، راهی برای کنار گذاشتن آن پیدا کنید و حتی یک قدم کوچک به جلو بردارید. وقتی کمی پیشرفت کنید، احساس بهتری خواهید داشت و ممکن است به زودی خود را در مسیر درست بیابید. دلیلش این است که نگرش شما اغلب از رفتار شما – و نتایج شما – ناشی می‌شود، نه برعکس.

۱۰ / ۱۵

تمام وقت شما مهم است

قبل از اینکه مجبور شوید جایی باشید، یک بازه زمانی ۱۵ دقیقه‌ای آزاد دارید — وقت گشت و گذار در وب و بررسی رسانه‌های اجتماعی است، درست است؟ ممکن است از کارهایی که می‌توانید در این مدت انجام دهید شگفت‌زده شوید. چهار بازه زمانی ۱۵ دقیقه‌ای که در طول روز پخش می‌شوند، یک ساعت بهره‌وری هستند. و بعداً که به خودتان می‌آیید، احساس بهتری خواهید داشت.

۱۱ / ۱۵

کامپیوتر شما می‌تواند کمک کند

فناوری – وب، ایمیل، سایت‌های شبکه‌های اجتماعی – می‌تواند ساعت‌ها حواس شما را پرت کند. اما می‌تواند مفید هم باشد. به دنبال ابزارهایی باشید که به شما در پیگیری و برنامه‌ریزی زمانتان کمک کنند، به شما یادآوری کنند چه زمانی باید کاری انجام دهید، یا حتی شما را از وب‌سایت‌های وقت‌گیر که بیشتر شما را وسوسه می‌کنند، مسدود کنند.

۱۲ / ۱۵

محدودیت‌های زمانی تعیین کنید

یعنی، مجازترین زمان را برای انجام کار تعیین کنید . ممکن است بتوانید آن را زودتر انجام دهید، اما اگر نه، محدودیت به شما کمک می‌کند تا از انجام بیش از حد آن جلوگیری کنید. وقتی به محدودیت رسیدید، به کار بعدی بروید.

۱۳ / ۱۵

ایمیل: سیاه‌چاله‌ی اتلاف وقت

این می‌تواند خیلی وقت‌گیر و استرس‌زا باشد. «چهار اصل» را امتحان کنید:

حذف: اگر چیزی به شما مربوط نمی‌شود یا چیزی نیست که لازم باشد بدانید، از شر آن خلاص شوید.

انجام دهید: اگر در مورد چیزی فوری یا چیزی است که می‌توان به سرعت انجام داد، به آن پاسخ دهید.

محول کردن: اگر ایمیلی از شما چیزی می‌پرسد که بهتر است توسط شخص دیگری انجام شود، آن را به همان شخص ارسال کنید و به سراغ کار دیگری بروید.

به تعویق انداختن: اگر قرار است کاری بیشتر از آنچه در حال حاضر دارید طول بکشد، برای آن بعداً وقت بگذارید.

۱۴ / ۱۵

استراحت ناهار داشته باشید

ممکن است کار کردن در طول ناهار «کارآمد» به نظر برسد، اما می‌تواند نتیجه‌ی معکوس داشته باشد. به عنوان یک قاعده کلی، ۳۰ دقیقه دور بودن از محل کار به شما کمک می‌کند تا بعدازظهر بهتر کار کنید. اگر گرسنه نیستید، برای پیاده‌روی به بیرون بروید یا کمی حرکات کششی انجام دهید. احتمالاً با انرژی و تمرکز بیشتری به محل کار خود باز خواهید گشت.

۱۵ / ۱۵

برای چیزهای خوب برنامه‌ریزی کنید

کل نکته‌ی بهتر شدن در استفاده از زمان این است که برای کارهایی که می‌خواهید انجام دهید، وقت بیشتری بگذارید. در طول هفته، کارهای سرگرم‌کننده، سالم و غیرکاری انجام دهید تا نسبت به برنامه‌تان مثبت‌اندیش باشید و برای ادامه دادن انگیزه داشته باشید. این شامل استراحت، میان وعده، تفریح، ورزش و حتی تعطیلات می‌شود — به خصوص وقتی که یک کار مهم را تمام می‌کنید.